Soms wordt een kerkenraad of een commissie belast met een 'moeilijke opdracht'. Zo kan het gebeuren dat met een naburige gemeente moet worden gesproken over mogelijke vormen van samengaan. Of dat er een oplossing gezocht moet worden voor een structureel tekort aan inkomsten. Of dat er een ernstig conflict dreigt te ontstaan binnen de gemeente, waarbij de kerkenraad mogelijk in de beklaagdenbank komt te zitten. Of dat er dingen gebeurd zijn, die binnen de gemeente als een splijtzwam gaan werken. Wat dan?

EERSTE STAP: VRAGEN VERZAMELEN.

Op het moment dat het probleem zich manifesteert kun je er niet vanuit gaan, dat iedereen zich de volle omvang van het probleem realiseert. Zodra een probleem zich voordoet roept dat bij veel mensen veel vragen op. Je doet er goed aan tijd uit te trekken voor bewustwording. Bewustwording betekent 'vragen stellen en laten stellen': wat is er aan de hand? Met elkaar hardop nadenken over wat je zoal zou willen weten: dat is het eerste wat er moet gebeuren. Inventariseer alle mogelijke vragen, en probeer vervolgens om die vragen te ordenen. Het is vaak verleidelijk om vragen al snel van een antwoord te voorzien. Maar doe dat niet: het vergroot alleen maar de kans dat je later weer dingen moet rechtzetten. Immers: je ziet zo snel iets over het hoofd! Te snel antwoorden geven kan heel vervelende gevolgen hebben. Voorlopig gaat het er alleen om dat er globaal beeld ontstaat van de omvang en de aard van het probleem. Dat is nodig om een plan van aanpak te kunnen maken.

TWEEDE STAP: HET MAKEN VAN EEN PLAN VAN AANPAK.
Uiteindelijk zullen de vragen moeten worden beantwoord. Maar door wie? Hoe komen "goede antwoorden" tot stand? Wie moet(en) erbij betrokken worden. Dat moet je ook weten om een plan van aanpak te kunnen maken. Moeten de vragen beantwoord worden door een 'deskundige'? Moeten de vragen beantwoord worden door 'de verantwoordelijken' (= de 'leiding', t.w. de mensen die 'het voor het zeggen hadden')? Moeten de vragen worden beantwoord door 'gewone' gemeenteleden met hun 'intuïtie', hun 'gezond verstand', en hun 'persoonlijke gevoelens'? Traditioneel wordt aan deskundigheid en aan verantwoordelijkheid veel meer gewicht toegekend dan aan de 'subjectieve' zienswijze van 'leken'. Toch is dat, naar vaak achteraf blijkt, buitengewoon onverstandig. De beste antwoorden op vragen komen tot stand in samenspraak: wanneer gezocht wordt naar een aanpak waarin aan alle drie de 'machten' recht wordt gedaan. In vele gevallen zal dit betekenen, dat men de 'leken' moet stimuleren en doordringen van het belang van hun visie en inbreng.
Zorg dus dat er een plan van aanpak komt, dat op deze 'participatie-gedachte' is gebaseerd. Alvorens zo'n plan te kunnen maken dien je dus zorgvuldig na te gaan, welke mensen en groepen mensen betrokken dienen te worden bij het zoeken naar goede oplossingen voor het probleem.

Wat verder aan de orde moet komen zijn bij het maken van een plan van aanpak zijn de randvoorwaarden; zaken zoals: hoeveel tijd geven we onszelf alles bij elkaar voor de afwikkeling van het hele probleem? Zijn er kosten mee gemoeid? Dienen er voorzieningen getroffen te worden voor de duur van het proces? Wie bewaakt/bewaken de voortgang van het proces? Van wie hebben we de toestemming nodig om dit stappenplan te mogen uitvoeren? Op welke tijdstippen willen we tussentijds evalueren en met wie?
Wanneer het plan van aanpak is gemaakt, vastgesteld en goedgekeurd kan met de uitvoering ervan worden begonnen.

DERDE STAP: BEELDVORMING

Voor het oplossen van een probleem, zeker als het een complex probleem betreft, is het eerstnodige dat er een volstrekt helder beeld ontstaat van de situatie die is ontstaan. Wat is er precies aan de hand? Wat is er gebeurd? Wat speelde daarin mee? Hoe is het gekomen?
In deze fase zullen ongetwijfeld zaken aan de orde komen als (interne en/of externe) oorzaken, machtsposities, onderlinge verhoudingen, communicatiepatronen, onwetendheid, enz. Vermijd ook in deze fase om al oordelen uit te spreken: dat kan altijd nog wel. Het hoogste belang ligt op dit moment bij betrouwbare informatie over de feiten: om die te kunnen krijgen is het van belang dat mensen vrijuit kunnen praten, zonder angst voor wat anderen daar mogelijk van vinden.

Het is goed om deze fase van beeldvorming duidelijk af te bakenen: dat kan door al van tevoren duidelijk te maken, dat deze fase wordt afgesloten met het maken van een rapport waarin het probleem wordt omschreven. Niet méér en niet minder.

VIERDE STAP: ANALYSE EN STRATEGIE

Hoe nu verder? Alvorens deze vraag te kunnen beantwoorden zal de in het rapport beschreven situatie moeten worden geanalyseerd:

• Wat weten we nu? Wat weten we nog niet?
• Wat vinden we ervan? Van wie zouden we ook moeten weten wat ze ervan vinden?
• Welke gevaren schuilen er in deze situatie? Welke kansen doen zich nu voor?
• Zijn er verwijtbare zaken gebeurd? Ja, wie bepaalt dat?
• Wat zijn de hoofdzaken, en wat zijn de bijzaken: en wat betekent dat voor de doelstellingen waarop we nu willen koersen?
• Moet het plan van aanpak worden bijgesteld? Op welke punten?
• ....... (afhankelijk van de situatie)

• analyseren van nieuwe gegevens die op tafel komen, en die vertalen in een vervolgplan
• het leggen van contacten met de mensen, die betrokken moeten worden bij de volgende fase van het proces
• organiseren: het coõrdineren van werkzaamheden en het afstemmen van doelen, taken, mensen en middelen op elkaar
• bewaken van procedures, afspraken en 'ongeschreven regels' die moeten zorgen voor participatie en kwaliteit
• vastleggen en verifiëren van resultaten
• evalueren van wat wordt bereikt aan de hand van geplande doelen

Twee adviezen tot slot:
1. Leg steeds vast wat is gedaan, wat is bereikt, wat nog moet worden gedaan, en wat voorts nog aandacht verdient.
2. Sluit aan het einde het hele proces (zo mogelijk) af met een festiviteit samen met alle betrokkenen: "Kijk eens, wat we met elkaar hebben bereikt", en maak (zo mogelijk) de samenhang duidelijk tussen werkwijze, die is gevolgd (het proces) en het resultaat dat is bereikt (product).

*) BEDENK DAT JE VOORTDUREND BEZIG MOET ZIJN OM BEDACHTZAAM EEN WEG TE ZOEKEN NAAR 'GOEDE' OPLOSSINGEN.

Naar de volgende pagina

Terug naar de indexpagina

Reactie? Zend een E-mail